¿Sueles desconectar en las reuniones laborales? ¿Sientes que se eternizan y nunca llegan a buen puerto? ¿Crees que nunca se llega a un solución concreta? No te preocupes, no eres el único. De hecho, un informe reciente indica que el 39% de los encuestados opina que las reuniones de trabajo son una total pérdida de tiempo. ¿Hay alguna manera de solucionar este problema? Claro que sí, poniendo en práctica las pautas que puedes ver en la siguiente infografía. Verás como tus reuniones serán más productivas y eficaces.
Infografía ofrecida por Wrike – Programas De Gestión De Proyectos
A nadie le gusta perder el tiempo. Por eso, y siempre en la medida de los posible es aconsejable llevar a cabo estas estrategias durante las reuniones laborales:
Reduce la lista de participantes
Las reuniones de trabajo que cuentan con muchos participantes suelen ser un absoluto caos. Por eso, para que la cosa fluya, te recomiendo invitar a esas personas que sean esenciales para los temas a tratar en la reunión, independientemente de su cargo.
Planifica una duración para la reunión
Reserva un tiempo para la reunión, y cíñete a él. Sé estricto con esta premisa y verás cómo, mediante este límite, la reunión será más eficaz y se centrará en tomar decisión y ejecutar acciones.
Capta la atención al inicio
Uno de los principales problemas de las reuniones es la falta de atención. ¿Cómo hacer que esto no ocurra? Llamando la atención de los participantes desde el inicio de la reunión con algo interesante: una historia fascinante, unas palabras motivadoras, una estadística interesante…
Comienza con un resumen
Para evitar los cambios de tema y desvaríos varios, lo ideal es empezar la reunión con un resumen. Solicita a alguno de los participantes que te resuma en pocas palabras el/los tema/s principal/es de la reunión. Así te asegurarás de que las ideas están claras y de que los participantes son conscientes de los puntos a tratar.
Cíñete al programa
Antes de empezar la reunión, reparte a los participantes una hoja con los temas a tratar. No olvides adjuntar también los elementos de acción para antes y después. Ahora, organiza la reunión en base a estos puntos y no te salgas de dicho guión. Cuando todos los puntos se hayan tratado, la reunión puede darse por concluida.
Garabatea
Una manera de mantener la mente despierta, por muy absurdo que pueda llegar a sonar, es garabatear. Esto estimula nuestro lado creativo del cerebro, por lo que seremos más audaces a la hora de proponer ideas y temas. Siéntete libre de dibujar ese gráfico o esa infografía en tu cuaderno. Te ayudará a organizar tus ideas.
Prohíbe el uso de dispositivos
Digamoslo claro, los dispositivos móviles y las tablets son un verdadero fastidio en las reuniones laborales ya que son un foco de distracciones. Si quieres tomar notas, hazlo en un papel y, si esa idea no te gusta, designa a un participante para que recoja todas las ideas vertidas en la reunión en algún software.
Asigna un responsable
Establece a alguien como responsable y moderador de la reunión. Asegúrate también de definir los pasos siguientes y de marcar unas fechas objetivo.
